Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) dosyalarını %98’e kadar küçültün

Ofis çalışanlarının muhakkak başına gelmiştir. Bir sunum yada teklif hazırlamışsınızdır, mail ile göndermek istersiniz ama boyutu yüksektir gönderemezsiniz.

Sorun karşısında genellikle dosya paylaşım siteleri kullanılıyor ama her dosyayı bu şekilde göndermek mümkün değil. (Ticari riskler) Bandizip gibi sıkıştırma yazılımları da genellikle işe yaramıyor, dosyaları istediğiniz kadar küçültemiyor.

Sonuçta ne yapacağınızı bilmiyorsanız, minik bir kriz oluşuyor. Sorunun çözümü ise o kadar basit ki canınızı sıktığınıza değmez.

Eğer oluşturduğunuz Microsoft Office dosyası, mail ile gönderilemeyecek boyutlara çıktıysa ve sıkıştırma yazılımları ile sıkıştırılamıyorsa muhtemelen imaj içeriyordur.

Eklediğiniz imajlar optimize edilmemiş ve gereğinden yüksek çözünürlüklü olduğunda dosya boyutlarınız hızla artacaktır.

Office 2013 sıkıştırılmış sıkıştırılmış XML formatı kullanır (docx, xlsx, pptpx,..) ve aslında dokümanlarınız zaten sıkıştırılmıştır. (Bknz. Office Open XML)

Aynı şey dokümanlarınıza eklediğiniz Jpeg/Jpg imajları için de geçerlidir. Sıkıştırılmış dosyaları tekrar tekrar sıkıştırmanız, size pek te fayda sağlamayacaktır.

MS Office dosyalarınızdaki imajları optimize ederek dosya boyutlarını küçültebilirsiniz

Microsoft Office dokümanlarının boyutunu yükselten en önemli neden imaj boyutları. Imajları optimize ederek, dosya boyutunu %80-90 küçültmek mümkün.

Bu işlemi hiçbir ek araç kullanmadan, Office ile kolayca halledebiliyoruz. Microsoft hazırladığı dokümantasyonda bunu güzelce anlatmış. Ben de paylaşayım;

  1. Office belgesini açıyoruz. Microsoft Word, Excel, Power Point farketmez. Belge içindeki herhangi bir fotoğrafa tıklıyoruz. Üst kısımdaki ribon barda “Resim Araçları-Biçim” menüsü oluşacak.
  2. Menüdeki “Resimleri Sıkıştır” butonuna tıklıyoruz ve açılan pencereden “Ekran” yada “Eposta” seçeneğini seçiyoruz. “Yalnızca bu resme uygula” seçeneğinin işaretini kaldırıyoruz.
  3. Tamam butonuna tıklayıp belgeyi kaydediyoruz.
"Dosya boyutu çok yüksek, e-mail ile gönderemiyorum ne yapmalıyım" diyorsanız, cevap bu fotoğrafta.

“Dosya boyutu çok yüksek, e-mail ile gönderemiyorum ne yapmalıyım” diyorsanız, cevap bu fotoğrafta.

Daha fazlası; toplu optimizasyon ve daha da küçük dosya boyutları mümkün

Bu kadar basit bir işlemle muhteşem bir alan tasarrufu sağlayabiliyoruz. Fakat yöntem manuel ve tüm dosyalar için ayrı ayrı uğraşmanız gerek. Eğer birikmiş çokça dokümanınız varsa ve boyutlarını küçültmek istiyorsanız, NXPowerLite ve FILEminimizer size yardımcı olabilir.

Her iki yazılımın az önceki yönteme göre 2 avantajı var;

  1. Dosyaları toplu olarak optimize edebiliyor. (Mesela sunucunuz üzerinde tüm dosyaları optimize edebilir, büyük alan tasarrufu edebilirsiniz. 1, 2, 3, 4)
  2. Email yazılımlarına entegre oluyor. (Manuel olarak müdahaleye gerek yok. Sizin keyfiniz kaçmıyor, gönderilen her dosya otomatik olarak sıkıştırılıyor.)
NXPowerLite ile Word, Excel dosyalarınızın, Power Point sunumlarınızın dosya boyutunu küçültebilirsiniz.

NXPowerLite ile Word, Excel dosyalarınızın, Power Point sunumlarınızın dosya boyutunu küçültebilirsiniz.

Her iki yazılım da aynı mantık üzerinden çalışıyor. Bizim manuel yaptığımız işlem (ve biraz fazlası) her bir doküman için otomatik olarak yürütülüyor.

  1. Imaj çözünürlüğünü küçültüyor, ekran boyutlarına indiriyor. Kırpılmış yerleri ve Exif bilgilerini siliyor.
  2. Gömülü objeler (mesela Power Point’e Excel tablosu gömdüyseniz) imaj haline getiriliyor.
    (Daha fazla bilgi için; 1, 2)

Yazılımların kullanımı da kolay, dosyaları sürükle&bırak ve optimize butonuna bas. Bitti!

000041-01-04-fileminimizer-sunum-dosyalarinizi-sikistirin

FILEMinimizer. Microsoft Office dosyalarını çeşitli derecelerde sıkıştırmaya olanak sunan bir yazılım. Doc, Docx, Xls, Xlsx, Ppt, Pptx, ve Pdf&Jpeg dosya boyutlarını küçültebiliyor.

 

Hangi çözümü kullanmalı? Manuel Optimizasyon vs NXPowerLite vs FILEminimizer

Ek yazılımlar daha kullanışlı ama ücretli. İşin sıkıştırma boyutuna gelirsek arada dev farklar yok. Mesela Balesio’dan indirdiğim örnek pptx dosyasını test ettiğimde elde ettiğim sonuçlar şöyle;

Orjinal Dosya; 11.56MB
Bandizip (Zip): 11.13MB
Manuel Optimizasyon (Ekran Profili); 3.22MB
NXPowerLite (Ekran Profili); 1.36MB
FILEminimizer (VLD Profili); 2.22MB

Her 3 sonuç ta tatmin edici. Sonuçta uyguladığımız “kayıplı” bir sıkıştırma olduğundan, çok düşük boyut elde etmek te başarı değil. Manuel Optimizasyon birazcık daha fazla yer kaplıyor. Eğer Eposta sıkıştırmasını kullanırsak, 1.41MB sonucunu alıyoruz.

Test sonucu her dosya için bu kadar başarılı olmayacaktır. Optimizasyon imaj içeren büyük boyutlu dosyalarda güzel sonuçlar çıkarıyor. Aksi taktirde klasik sıkıştırma daha başarılı sonuçlar veriyor.

Mesela NXPowerLite ile 100 adet excel (xls) dosyasını test ettiğimde ancak %4.62 kazanç sağlayabildim. Halbuki Bandizip %77.19 alan tasarrufu sağladı. (Sebep büyük oranda excel dosyalarının düz yazı olmasıydı. Sadece 6 dosyada imaj vardı. Eğer dosyalar xlsx uzantılı olsaydı, Bandizip de bu kadar başarılı olamazdı.)

Bitirmeden son bir not;

NXPowerLite ve FILEminimizer’de 100 dosya limiti var. Tek oturumda optimize edebileceğiniz maksimum dosya sayısı bu. NXPowerLite, sebebi şöyle açıklanmış;

“NXPowerLite Desktop bir toplu işlemde en fazla 100 dosyayı işleyebilecek şekilde tasarlanmıştır ve daha fazla dosyanın işlenmesi kararsızlık sorunlarına neden olabilir. Çok fazla sayıda dosyayı optimize etmeniz gerekiyorsa bir sunucu ya da veritabanı üzerinde bulunan çok sayıda dosyayı işlemek üzere tasarlanmış NXPowerLite for File Servers uygulamasını kullanmanızı öneririz.”

Peki “NXPowerLite for File Servers” ne kadar? 2000-4000TL arası. Limit, son kullanıcı için her iki programın da cazibesini malesef yokediyor.

2 Comments

  1. furkan 23 May 17, 2016
  2. Elçin November 7, 2018

Leave a Reply